Ulgi PFRON dla pracodawców: warunki i INF-U

Ulgi PFRON dla pracodawców mogą obniżyć obowiązkową wpłatę na Fundusz, jeśli firma kupuje określone usługi lub produkty od uprawnionego dostawcy. Nie jest to rabat na fakturze ani dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika. To osobny mechanizm, dzięki któremu część należnej wpłaty na PFRON można rozliczyć na podstawie otrzymanej informacji o kwocie obniżenia.

W tym artykule wyjaśniamy, kto może skorzystać z takiego rozwiązania, jakie warunki trzeba spełnić, jak wygląda rozliczenie oraz do czego służy formularz INF-U.

Spis treści

• Kogo dotyczą obowiązkowe wpłaty na PFRON?
• Na czym polega ulga PFRON dla pracodawcy?
• Jakie warunki trzeba spełnić, aby skorzystać z ulgi PFRON?
• Czym jest INF-U i kiedy jest potrzebny?
• Jak obliczyć obniżenie wpłaty na PFRON? Przykład
• Co daje ulga PFRON pracodawcy?
• FAQ – ulgi PFRON dla pracodawców
• Podsumowanie

Kogo dotyczą obowiązkowe wpłaty na PFRON?

Obowiązek wpłat na PFRON dotyczy przede wszystkim pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty i nie osiągają wymaganego poziomu zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Dla większości pracodawców wymagany wskaźnik wynosi 6%. Dla niektórych jednostek, między innymi szkół, uczelni, przedszkoli i żłobków, obowiązują odrębne zasady i wskaźnik 2%.

Aktualne zasady dotyczące obowiązku wpłat opisuje PFRON na swojej stronie dla pracodawców.

Jeżeli firma jest zobowiązana do takich wpłat, może w określonych sytuacjach obniżyć ich wysokość. Jednym ze sposobów jest zakup odpowiedniej usługi lub produkcji od dostawcy, który ma prawo udzielać obniżenia.

Na czym polega ulga PFRON dla pracodawcy?

W praktyce mechanizm jest prosty: firma zobowiązana do wpłat na PFRON korzysta z usług uprawnionego dostawcy. Po spełnieniu wymaganych warunków otrzymuje informację o kwocie, o którą może obniżyć swoją wpłatę na Fundusz.

Ważne jest jednak rozróżnienie dwóch kosztów. Firma nadal płaci dostawcy pełną kwotę wynikającą z faktury. Korzyść pojawia się przy rozliczeniu z PFRON, ponieważ część należnej wpłaty na Fundusz może zostać pomniejszona.

Dlatego ulgi PFRON nie należy przedstawiać jako rabatu na usługę. Jest to możliwość zmniejszenia osobnego zobowiązania firmy wobec Funduszu.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby skorzystać z ulgi PFRON?

Samo kupienie usługi od firmy zatrudniającej osoby z niepełnosprawnościami nie wystarczy. Aby obniżyć wpłatę, muszą zostać spełnione konkretne warunki.

• Kupujący musi być pracodawcą zobowiązanym do wpłat na PFRON.
• Usługa lub produkcja musi pochodzić od sprzedającego, który ma prawo udzielać obniżenia.
• Transakcja musi być udokumentowana fakturą.
• Należność za fakturę trzeba zapłacić w terminie.
• Kupujący musi otrzymać od sprzedającego informację o kwocie obniżenia.
• Obniżenie trzeba prawidłowo wykazać w rozliczeniu z PFRON.

Nie każda firma może udzielać takiego obniżenia. Zgodnie z informacjami PFRON uprawniony sprzedający musi spełniać wymagania dotyczące zatrudnienia. Co do zasady chodzi m.in. o zatrudnianie co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osiąganie co najmniej 30% wskaźnika zatrudnienia określonych grup osób z niepełnosprawnościami. Przepisy przewidują również szczególne zasady dla niektórych podmiotów, np. zakładów aktywności zawodowej i przedsiębiorstw społecznych.

Szczegółowe warunki po stronie sprzedającego opisuje PFRON w części dotyczącej wysokości i obniżania wpłat.

Czym jest INF-U i kiedy jest potrzebny?

INF-U to formularz, na którym uprawniony sprzedający przekazuje kupującemu informację o kwocie obniżenia wpłaty na PFRON. To właśnie tutaj ten skrót ma największe znaczenie: dokument potwierdza, jaką kwotą kupujący może dysponować przy rozliczeniu.

Sprzedający wystawia dokument po terminowym uregulowaniu należności przez kupującego, w terminach określonych przez przepisy. Dla kupującego oznacza to przede wszystkim konieczność terminowego opłacenia faktury i zachowania otrzymanej informacji do prawidłowego rozliczenia.

Warto też pamiętać, że kwota obniżenia nie jest po prostu wartością faktury. Oblicza ją uprawniony sprzedający według zasad określonych w przepisach i przekazuje kupującemu na formularzu.

Jak obliczyć obniżenie wpłaty na PFRON? Przykład

Załóżmy, że firma ma za dany miesiąc 20 000 zł obowiązkowej wpłaty na PFRON. Po zakupie usługi, np. ochrony fizycznej czy sprzątania profesjonalnego i terminowym opłaceniu faktury otrzymała od dostawcy informację, że przysługuje jej 8 000 zł obniżenia.

W tym przykładzie miesięczny limit wynosi 10 000 zł, ponieważ w jednym miesiącu można obniżyć wpłatę maksymalnie o 50% jej wysokości. Firma ma jednak do wykorzystania 8 000 zł, więc może rozliczyć całą tę kwotę. Zamiast 20 000 zł wpłaca do PFRON 12 000 zł.

Co, jeśli kwota obniżenia jest wyższa niż miesięczny limit?

Jeżeli przy tej samej wpłacie 20 000 zł firma otrzymałaby 15 000 zł obniżenia, w danym miesiącu mogłaby wykorzystać maksymalnie 10 000 zł. Pozostałe 5 000 zł nie przepada od razu. Zgodnie z aktualną informacją PFRON niewykorzystaną część można wykorzystać przez 6 miesięcy od otrzymania ulgi, z zachowaniem limitu obowiązującego w kolejnych miesiącach.

W praktyce warto więc patrzeć na trzy liczby: wysokość obowiązkowej wpłaty, kwotę obniżenia przekazaną przez dostawcę oraz limit, który można wykorzystać w danym miesiącu.

Co daje ulga PFRON pracodawcy?

Najważniejszą korzyścią jest możliwość zmniejszenia obowiązkowej wpłaty na PFRON. Dla firmy, która i tak kupuje zewnętrzne usługi, może to być dodatkowy argument ekonomiczny przy wyborze dostawcy.

Przykładowo, jeśli przedsiębiorstwo potrzebuje stałej obsługi porządkowej, przy porównywaniu ofert może sprawdzić nie tylko cenę, zakres prac i standard realizacji, ale również to, czy dany dostawca jest uprawniony do udzielania obniżeń wpłat na PFRON.

Sama możliwość uzyskania obniżenia nie powinna jednak zastępować oceny jakości usługi. Przy wyborze wykonawcy nadal znaczenie mają m.in. organizacja pracy, doświadczenie, kontrola jakości, ciągłość obsady oraz dopasowanie zakresu usług do obiektu.

Jeżeli szukasz dostawcy usług dla firmy, sprawdź również ofertę usług porządkowych GRUPY S.O.S. oraz pozostałe usługi GRUPY S.O.S..

FAQ – ulgi PFRON dla pracodawców

Czy każda firma może skorzystać z ulgi PFRON?

Nie. Z obniżenia może skorzystać pracodawca zobowiązany do wpłat na PFRON, który spełni warunki dotyczące zakupu i rozliczenia z uprawnionym sprzedającym.

Czy kwota obniżenia jest równa wartości faktury?

Nie. Kwotę obniżenia oblicza uprawniony sprzedający według zasad określonych w przepisach. Dodatkowo nie może ona przekroczyć odpowiednio ustalonej wartości zakupu.

Ile można odliczyć od wpłaty na PFRON w jednym miesiącu?

W jednym miesiącu można wykorzystać obniżenie do 50% należnej wpłaty na PFRON. Niewykorzystaną część można rozliczyć w kolejnych miesiącach, w obowiązującym terminie.

Czy trzeba zapłacić fakturę w terminie?

Tak. Terminowe uregulowanie należności za usługę lub produkcję jest jednym z warunków skorzystania z obniżenia.

Podsumowanie

Ulgi PFRON dla pracodawców mogą zmniejszyć obowiązkową wpłatę na Fundusz, ale tylko wtedy, gdy firma oraz jej dostawca spełniają wymagane warunki. Dla kupującego szczególnie ważne są: wybór uprawnionego sprzedającego, terminowa zapłata faktury, otrzymanie informacji o kwocie obniżenia oraz prawidłowe rozliczenie ulgi.

Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić aktualne zasady PFRON oraz potwierdzić z dostawcą, czy dana usługa daje możliwość otrzymania obniżenia. Dzięki temu firma może realnie ocenić ekonomiczny efekt współpracy, zamiast traktować ulgę jako automatyczny rabat.

Chcesz porozmawiać o obsłudze swojego obiektu? Skontaktuj się z GRUPĄ S.O.S. i sprawdź zakres usług dopasowanych do potrzeb Twojej firmy.